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Break Out Sessions mit klassischen Wissenstransferformaten

Der Masterstudiengang Angewandtes Wissensmanagement an der FH Burgenland organisierte eine Fachveranstaltung zum Thema Einsatzmöglichkeiten von Augmented Reality im Wissenstransfer .

Eine wesentliche Vorgabe an WissensmanagerInnen ist,  dass sie  ihre  Arbeit und Schlussfolgerungen übersichtlich und nachvollziehbar (Wissenstransfer an NachfolgerInnen) dokumentieren.

In diesem Blogpost reflektiere ich meine ergänzenden Inputs sowie die Interaktion in der LV .

Aufgabenstellung im Vorfeld und zur Vorbereitung der Veranstaltung war „Wie kann Wissen in’s Fließen kommen vor der Fachveranstaltung?“.

In der Gruppe Schilcher-Martinek haben wir das Thema Break Out Session gewählt.

Relatively short session where a small group of attendees, drawn from a large conference or convention, discusses specific subjects or aspects of the broad theme of the main gathering. Also called a breakout meeting.

Gemeinsam wurden Methoden überlegt, die erfolgreich eingesetzt werden könnten und schlussendlich ausgewählt:

  • Mission Impossible
  • Kraftfeldanalyse
  • BarCamp
  • Erinnerungswand

Methodenbeschreibungen wurden erstellt und in der Kleingruppe im Rahmen einer Präsenzveranstaltung vorgestellt und auch praktisch „beübt“.

Mission Impossible

  • Etwas Neues schaffen
  • Beschränkungen infrage stellen
  • Bei eine bestehende Struktur, Prozedur oder Idee die Grundvoraussetzungen verändern, wodurch das Ganze nicht mehr funktioniert oder machbar ist
  • Lösungen suchen

„ Wie baut man ein Haus……an einem Tag?“

Mission Impossible

Anleitung

  1. Frage formulieren.
  2. Paare oder Kleingruppen bilden.
  3. Teams entwickeln Lösung.
  4. Teams stellen Lösungen vor.
  5. Gemeinsame Diskussion über die ungewöhnlichen Lösungsansetzte.
  6. Potentielle Lösung finden → Folgeschritte → Maßnahmen.

Kraftfeldanalyse

  • Kräfte analysieren, die Veränderungen hervorrufen (können)
  • Kräfte, die sich auf das eigene Unternehmen auswirken können
  • Wenn man weiß, wer die Kräfte auswirkt, kann man diese Veränderungen in eine bestimmte Richtung lenken

„Identifikation von zu erwartenden Hindernissen
 und Risiken während des Veränderungsprozesses“

Anleitung

  1. Das Ziel des Veränderungsprozesses wird für alle Teilnehmer sichtbar auf einem Flipchart notiert.
  2. Flipchart wird in die zwei Spalten „hinderlich“ und „förderlich“ aufgeteilt.
  3. Die Spalten werden simultan in einem Brainstorming gefüllt.
    Als „Kräfte“ kann alles genannt werden, was von den Teilnehmern als solche empfunden werden.
  4. Für die hinderlichen Faktoren werden im Rahmen eines Brainstorming Ideen für geeignete Gegenmaßnahmen entwickelt.
  5. Störungsfreier Raum.
  6. Moderator, der fähig ist ein Brainstorming am Laufen zu erhalten.

Barcamp

„Vom geballten Know-How der anderen Teilnehmer kannst du gnadenlos profitieren!“

Anleitung

  1. Die Tagesagenda wird gemeinsam festgelegt.
  2. Jeder stellt sein Thema vor.
  3. Publikum gibt Feedback.
  4. Räume werden nach Stärke des Interesses an einer Session verteilt.

Erinnerungswand

Erinnerungswand

Anleitung

  1. Papier und Stifte austeilen.
  2. Teilnehmer denken 10-15min über herausstechende positive Erinnerungen nach.
  3. TN schreiben/zeichnen Erinnerung auf Papier (5min).
  4. Zeichnungen werden als „Wolke“ aufgehängt.
  5. Freiwillige erzählen warum sie das gewählt haben, bzw. erzählen die Geschichte dahinter.
  6. ModeratorIn fasst Verlauf des Spiels nochmal zusammen und bittet die TN, sich die Wolke in Ruhe nochmal anzuschauen.

Lessons Learned

Weeks of programming can save you hours of planning!

Schnell mal einen Workshop durchführen? Kein Problem, zu einem Thema in dem ich sattelfest bin. Dachte ich zumindest.

Im Laufe meines Berufslebens habe ich auf diversen Veranstaltungen eine Reihe von Workshops erlebt und „über mich ergehen lassen müssen“.
Und oftmals war ich nicht Opfer, sondern Täter.

Im Zuge der Vorbereitungen zu den Break Out-Session-Methoden habe ich erkannt, dass ich aus einer Vielzahl von Methoden immer nur Teile herausgenommen und neu kombiniert habe.
Im Glauben, dass ich damit richtig liege und die Teilnehmer die Methoden nicht besser kennen als ich.

Break Out Sessions mit klassischen Wissenstransferformaten

Outbreak

Break out Session

Quelle: businessdictionary.com

Relatively short session where a small group of attendees, drawn from a large conference or convention, discusses specific subjects or aspects of the broad theme of the main gathering. Also called a breakout meeting.

Weitere Detailinformationen zum Thema Break Out Session kann nachgelesen werden im Artikel

Build a Better Program Agenda

von Rob Hard.

Most Common Breakout Session Mistake

While well-planned breakout sessions can greatly benefit a larger program, more often than not, breakout sessions suffer from the most common breakout mistake: an unclear objective. All too often a breakout session is scheduled to break the monotony of a program without giving clear instruction as to what the objective of the breakout is. Without a clear objective, you can count on aimless discussions among attendees and an overall waste of precious time.

Anecdote Circle

Quelle: wissendenken.com

Hier ein Kurzüberblick zum Anecdote Circle

-> Was?

Ein Anecdote Circle ist eine Art Fokusgruppe für Geschichten. Aber: „An anecdote circle differs from a focus group in one specific way: there is a lack of focus.“ (Callahan et al., 2006, S.6)

Teilnehmerzahl: 4- 12 Personen und ein Moderator

-> Wie?

Ziel -> Geschichtenthema und Regeln -> Teilnehmerauswahl -> Geschichtenerzeugende Einladung in der Sprache der Firma/Organisation  -> Treffen: Introfragen und Warm-up, Geschichten werden erzählt, evtl. nachgefragt, nicht widersprochen, wenn sie jemand etwas anders erlebt hat, erzählt er/sie seine Sicht/Version der Geschichte (“Ich habe das so erlebt…”) -> Warm-down -> nach dem Treffen Auswertung und Nutzung dieser Stories zum Erreichen des Zieles.

-> Wofür?

Einige Beispiele:

  • Erfahrungsaustausch zu einem Thema,
  • Teambuilding, Beziehungsaufbau,
  • Lessons Learned nach Projektende,
  • Schritt zu Konfliktlösung,
  • schwer fassbare Themen fassbar machen,
  • schwierig zu evaluierende Projekte betrachten.

Force Field Analyse

Quelle: Uni Lüneburg

Jede Veränderung sieht sich treibenden sowie hemmenden Kräften gegenübergestellt. Mit der Force Field Analyse, auf Deutsch Kraftfeldanalyse, können diese Kräfte und die daraus resultierenden Probleme identifiziert werden.

Im zweiten Schritt werden Lösungsstrategien und die entsprechenden Prozessschritte definiert. Dabei gibt es drei verschiedene Möglichkeiten. Entweder können die treibenden Kräfte gestärkt, die hemmenden reduziert oder eine Kombination aus beidem durchgeführt werden. [4]

meport.net

Im Sinne der Change Theory des Psychologen Kurt Lewin (1890 – 1947) werden im ersten Schritt  fördernde Kräfte oder Vorteile, die eine Veränderung unterstützen, und hemmende Kräfte oder Nachteile, die eine Veränderung behindern, identifiziert. Diese Kräfte werden in einem einfachen Kraftfelddiagramm visualisiert gegenübergestellt.

In einem zweiten Schritt werden die Kräfte in Bezug auf ihre Wirksamkeit (Stärke) gewichtet. Das Gewicht kann durch eine Wertezuweisung (z.B. Noten 1-6), bei grafischer Repräsentation aber auch durch die Linienart (durchgezogen, gestrichelt, gepunktet), die Linienstärke und / oder durch die Linienlänge dargestellt werden.

Die Gegenüberstellung in der sogenannten T-Wand hilft, die Gewichte zu visualisieren. Hilfreich ist es auch, die fördernden und hemmenden Kräfte farblich gegeneinander abzugrenzen (z.B. fördernd in grün oder blau, hemmend in rot).

PEER ASSIST

Quelle: wissensentwicklung.at

Peer Assists sind Gespräche und werden zu Beginn eines Projekts mit dem Ziel durchgeführt, über die bevorstehenden Aufgaben einen möglichst ganzheitlichen und gruppenübergreifend gleichen Eindruck zu gewinnen. In der Vorbereitung werden Fragenkataloge
ausgearbeitet, die während des etwa ein- bis zweistündigen Meetings diskutiert werden. Weiters muss die Auswahl der Teilnehmer/innen so getroffen werden, dass Personen im Meeting sitzen, die bereits Vorkenntnisse zu den betroffenen Themen haben. Weitere Vorbereitungen oder technische Hilfsmittel sind nicht notwendig.
(Kilian, 2007, S. 180)

In der Projektarbeit leisten Peer Assists wertvolle Dienste, da Projekte per Definition risikoreiche Unterfangen sind und die Qualitätssicherung ein wichtiger Aspekt der Projektarbeit ist. Einige Vorgehensmodelle im Projektmanagement sehen eine  Qualitätssicherung nach jedem Arbeitspaket oder zumindest nach jeder Phase vor. Besonders im Projektplanungs- und Projektsetupprozess sollte jeder Schritt qualitätsgesichert
werden. Peer Assist stellen eine unkomplizierte Methode zur Qualitätssicherung im Projektmanagement-Prozess dar.

Appreciative Inquiry

Quelle:  transformation.at

Appreciative Inquiry ist ein systemisch – konstruktivistischer Zugang zu Change-Management Projekten in Organisationen.

„Appreciative Inquiry“, oft liebevoll zu „AI“ verkürzt, trägt nicht nur einen für deutsche Zungen nahezu unaussprechlichen Namen, sondern ist darüber hinaus praktisch unübersetzbar. Beim ersten europäischen Ausbildungsseminar für AI in Riccione haben sich die „Deutschsprachigen“ vergeblich bemüht eine adäquate deutsche Übertragung zu kreieren. „Wertschätzende Erkundung“, „Wertschätzende Befragung“, „Wertschätzende Unternehmensentwicklung“ sind Hilfskonstruktionen geblieben.

Geschichte

Appreciative Inquiry wurde Mitte der 80er Jahre in den USA von David Cooperrider, der damals an seiner Doktorarbeit arbeitete, entwickelt. Sein Lehrer Suresh Srivastva an der Case Western Reserve University erkannte rasch die Möglichkeiten des neuen Ansatzes und unterstützte ihn maßgeblich in der Entwicklung dieser Methode. Sie konzipierten die Methode mit der Absicht, über ein Instrument zu verfügen, mit dem Unternehmen und Institutionen wettbewerbsfähiger und somit effektiver gemacht werden können.

Knowledge Fair / Wissensmesse

Quelle: impliziertes-mitarbeiterwissen.de

Eine Wissensmesse ist eine innovative, dynamische und effektive Methode, um Erfahrungen zu identifizieren und deren Austausch innerhalb des Unternehmens zu begünstigen.

Die Methode bietet Teilnehmenden die Möglichkeit sich über interne geplante und aktuelle Projekte und Vorhaben zu informieren und somit einen Einblick in das jeweilige Tätigkeitsfeld der unterschiedlichen Bereiche, Abteilungen und / oder Projekte im Unternehmen zu gewinnen.

Die jeweiligen Bereiche, Abteilung und / oder Projekte sind dafür mit Ständen auf der Messe vertreten.

Es gibt auch Wissensmessen, die sich an Stakeholder, Konsumenten / Konsumentinnen , Kunden / Kundinnen und Kooperationsbeteiligte des Unternehmens richten und dadurch andere Ziele verfolgen als die interne Wissensmesse.

ZIELE / NUTZEN

Bei der internen Ausrichtung einer Wissensmesse geht es vor allem darum, als Gast einen Überblick über das Tagesgeschehen im eigenen Unternehmen zu erhalten. Gleichzeitig ermöglicht die Messe mit (neuen) Kollegen / Kolleginnen ins Gespräch zu kommen und von den Erfahrungen anderer Gäste zu profitieren. Wissensmessen eignen sich daher gut zur Vergrößerung des eigenen sozialen Netzwerkes.

Ähnlich wie im Mittelalter der Jahrmarkt genutzt wurden, dient nun die Wissensmesse als Austauschstätte von Erfahrungswissen. Die auf der Wissensmesse präsentierten Waren sind geplante und laufende Forschungs- und Dienstleistungsprojekte, Produkte sowie Ideen und Entwicklungen. Dadurch können im Gespräch der Teilnehmenden gleichzeitig neue, gemeinsame und innovative Ideen entstehen. Einerseits kann sich der Gast direkt an den jeweiligen Marktständen informieren, andererseits auch über 30-minütige Kurzvorträge, die von internen Experten gehalten werden.

Bar Camp

Im Gegensatz zur Breakout Session, welche auch im Rahmen einer herkömmlich durchgeführten Konferenz eingebunden sein kann, verfolgt das Bar Camp einen wirklich revolutionären Ansatz und nennt sich selber gern „Unkonferenz“.

Das Bar Camp fand ursprünglich Anwendung in der IT-Welt. Hier traf man sich über ein Wochenende, übernachtete in Zelten (Camp > Camping), diskutierte verschiedene Fragen und schloss das Wochenende mit konkreten Ergebnissen ab.

Wofür geeignet?

Konkrete Fragestellungen lösen

Für wen geeignet?

Aus der IT kommend, mittlerweile in sämtlichen Schaffensbereichen vertreten.

Anwendungsbeispiel

EduCamp der TU Ilmenau 2009 zum Thema „Misson Impossible – Lernen neu gestalten“

Open Space

Alle in diesem Artikel vorgestellten alternativen Konferenzmodelle sind eine Form der  Großgruppenmoderation. Da jede Konferenzform, egal wie alternativ, einer gewissen Organisation bedarf, möchten wir von dem recht locker organisierten Bar Camp weitergehen zu Open Space und Ihnen anhand dieses Konferenzmodels aufzeigen, wie sich ein solch neuer Ansatz einer Konferenz in der Praxis umsetzen lässt.

Am Anfang sitzen alle in einem Kreis, bei mehr als 50 Teilnehmenden in konzentrischen Kreisen. Nach einer knappen Einführung in die Grundsätze, können diejenigen, die ein Anliegen schildern wollen, in die Mitte des Kreises gehen. Diese Themen werden an der sogenannten Dokuwand – eine Art Pinnwand – veröffentlicht, die Teilnehmer tragen sich nun bei den Themen ein, bei denen sie mitwirken möchten.

Ist die sogenannte Marktphase vorbei, beginnen die Gruppen, sich selbstorganisiert mit ihren Anliegen zu beschäftigen. Sie teilen sich ihre Zeit und Pausen selbst ein. Jede Gruppe fasst tageweise ihre Ergebnisse, Ideen und Beschlüsse zusammen und veröffentlicht diese für alle Teilnehmer an der Dokuwand.

Zum Schluss bekommen die Teilnehmer eine komplette Dokumentation der Ergebnisse aller Gruppen und entwickeln abschließend gemeinsam entsprechende Handlungsschritte.

Wofür geeignet?

Kreatives Ideensammeln, Wissensvermittlung, Entscheidungsfindung

Für wen geeignet?

Verbände, Vereine

Anwendungsbeispiel

Ein Fachverband bespricht seine strategische Aufstellung: „Wie sehen wir uns in der Zukunft“

World Cafe

An dieser Stelle möchten wir Patricia Munro, Executive Board Member des World Cafés Europe (www.worldcafe.eu), zitieren: „Das Herzstück des World Café-Dialogprozesses bilden inspirierende Fragen, vorbehaltloses Zuhören und intensive Gespräche. Im Verlauf aufeinander folgender Gesprächsrunden werden mehrmals die Sitzplätze getauscht, so dass sich die Zusammensetzung der Tische immer wieder verändert und Ideen und Sichtweisen weitergetragen werden. Auf diese Weise erlangt das Verständnis der Gruppe neue Dimensionen und für jeden Teilnehmer tun sich neue Blickwinkel auf. Aus dieser Bewegung von Menschen und Ideen entsteht eine kollektive Kreativität, eine Art gemeinsames Kraftfeld. Neue Möglichkeiten werden sondiert, innovative Ansätze tauchen auf, Ideen werden geboren. Dies erzeugt und fördert die intrinsische Motivation, neue Gedanken in die Tat umzusetzen.“

Hier können Sie ein World Café in Aktion erleben (Dauer ca. 1 Minute):
World Café auf YouTube

Wofür geeignet?

Ideen generieren, Entscheidungen treffen, Kooperationen fördern, Konzepte verinnerlichen

Für wen geeignet?

für engagierte Bürger;
für Unternehmen mit verschiedenen Abteilungen (am Bsp. eines PCO – Professional Congress Organizer: Vertrieb, Projektmanagement, Teilnehmerregistrierung, Programm- und Referentenmanagement, Sponsoren- und Ausstellermanagement)

Anwendungsbeispiel

Ein aktuelles Projekt des World Café Europe e. V.:
Bürgerschaftliches Engagement 50+

Fish Bowl

Bei einer Fishbowl werden ein innerer und ein äußerer Stuhlkreis aufgebaut. Wenn sich ein Teilnehmer aus dem Außenkreis (Zuhörerschaft) an der Diskussion beteiligen will, dann muss er/sie sich entweder auf einen freien Stuhl im Innenkreis (Diskutanten) setzen oder stellt sich hinter einen Stuhl. Diese Person auf dem Stuhl darf ihren Gedanken noch zu Ende formulieren und muss anschließend den Kreis verlassen. Die andere Person nimmt dann diesen Platz ein. Dadurch ergibt sich eine Selbstregulation hinsichtlich gewisser „Vielredner“ oder „Wichtigtuer“.

Wofür geeignet?

Bei Streitfragen, Austausch von Argumenten und Abwägen von Alternativen in Diskussionsprozessen
Für wen geeignet?
In allen Unternehmen/Institutionen, in denen Hierarchien gleichrangige Meinungsäußerungen erschweren.
Anwendungsbeispiel
Schaffung einer Überstundenregelung innerhalb eines Unternehmens